Má-li společnost s ručením omezeným jediného společníka, valná hromada se nekoná a působnost nejvyššího orgánu vykonává tento společník sám. Výsledkem je písemná listina zvaná rozhodnutí jediného společníka při výkonu působnosti valné hromady. V následujícím článku se dozvíte, jak rozhodování jediného společníka probíhá, jaké náležitosti a lhůty je třeba dodržovat, kdy potřebujete notářský zápis a kdy postačí prostá písemná forma.
Kdo je jediný společník
Jediným společníkem je fyzická nebo právnická osoba, která drží 100 % podílu v kapitálové společnosti. Do tohoto postavení se lze dostat dvěma způsoby:
- kapitálovou společnost může podle zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích (dále ZOK) založit jediný zakladatel, který místo společenské smlouvy podepisuje zakladatelskou listinu,
- nebo se společnost stane jednočlennou později soustředěním všech podílů v rukou jedné osoby podle § 11 odst. 2 ZOK, typicky odkupem podílů či děděním.
Pozor! Společník se často zaměňuje s jednatelem. U jednočlenných firem obě funkce zpravidla drží tatáž osoba, právně jde ale o dvě oddělené role.
Co je rozhodnutí jediného společníka
Jednočlenná společnost s ručením omezeným je v Česku běžnou podobou podnikání. V takové společnosti nicméně přestává dávat smysl klasický mechanismus valné hromady. Není koho svolávat a není nikdo, kdo by hlasoval nebo tvořil usnášeníschopnou většinu. Zákon proto v § 12 odst. 1 ZOK stanoví, že působnost nejvyššího orgánu vykonává v jednočlenné společnosti její společník. Odpadá tak pozvánka, patnáctidenní lhůta, prezenční listina, předsedající i zapisovatel. Zůstává jediné: společník musí své rozhodnutí zaznamenat písemně.
Právě proto se listina nejmenuje zápis z valné hromady. Valná hromada se nekonala, takže není co zapisovat. Jde o jednostranný akt jedné osoby, který nese označení rozhodnutí jediného společníka při výkonu působnosti valné hromady.
O čem jediný společník rozhoduje
Rozsah je totožný s působností valné hromady, jak ji vymezuje § 190 odst. 2 ZOK, případně další ustanovení zákona nebo samotná zakladatelská listina. V praxi jediný společník rozhoduje zejména o těchto věcech:
- jmenuje a odvolává jednatele a schvaluje jeho smlouvu o výkonu funkce včetně odměny,
- rozhoduje o udělení nebo odvolání prokury,
- schvaluje řádnou, mimořádnou i konsolidovanou účetní závěrku,
- rozhoduje o rozdělení zisku nebo o úhradě ztráty,
- mění zakladatelskou listinu, tedy obchodní firmu, sídlo, předmět podnikání či způsob jednání za společnost,
- rozhoduje o zvýšení a snížení základního kapitálu,
- rozhoduje o přeměnách společnosti, zrušení společnosti s likvidací a jmenování a odvolání likvidátora.
Jakou formu musí rozhodnutí jediného společníka mít
Pravidlo je jednoduché a najdete je v § 12 odst. 2 ZOK: vyžaduje-li zákon nebo jiný právní předpis, aby rozhodnutí nejvyššího orgánu bylo osvědčeno veřejnou listinou, má mít rozhodnutí jediného společníka formu veřejné listiny. Veřejnou listinou se podle § 776 odst. 2 ZOK rozumí notářský zápis.
Forma se tedy neodvozuje od toho, že rozhoduje jeden člověk. Odvozuje se od toho, co by zákon žádal po valné hromadě, kdyby společníků bylo více. Přísnost zůstává stejná, jen se zjednoduší procedura.
Kdy se neobejdete bez notářského zápisu
Podle § 172 odst. 1 ZOK se veřejnou listinou osvědčuje rozhodnutí o skutečnostech uvedených v § 171 odst. 1 ZOK a o dalších skutečnostech, jejichž účinky nastávají až zápisem do obchodního rejstříku. Notářský zápis je tedy potřeba vždy, když jediný společník rozhoduje o některé z těchto věcí:
- změna zakladatelské listiny v jakémkoli bodě,
- zvýšení nebo snížení základního kapitálu,
- zrušení společnosti s likvidací,
- přeměna společnosti, ať už jde o fúzi, rozdělení, změnu právní formy nebo převod jmění na společníka,
- podřízení společnosti zákonu o obchodních korporacích jako celku.
Kdy stačí prostá písemná forma
Značná část každodenní agendy notáře nevyžaduje. Bez notářského zápisu si vystačíte při:
- schválení účetní závěrky,
- rozhodnutí o rozdělení zisku nebo o úhradě ztráty,
- jmenování a odvolání jednatele, pokud jednatel není jmenovitě uveden v zakladatelské listině,
- schválení smlouvy o výkonu funkce a odměny jednatele,
- udělení nebo odvolání prokury,
- souhlasu s převodem či zastavením podílu, je-li podle zakladatelské listiny vyžadován,
- schválení převodu nebo zastavení závodu či jeho části.
Zákon u těchto rozhodnutí nepředepisuje ani úřední ověření podpisu. Přesto ověření doporučujeme všude tam, kde listina poslouží jako podklad pro zápis do obchodního rejstříku nebo se zakládá do sbírky listin. Ověření podpisu stojí desítky korun a ušetří vám výzvu rejstříkového soudu i několik týdnů čekání.
Náležitosti rozhodnutí a vzorová struktura
Zákon obsah rozhodnutí jediného společníka výslovně neupravuje. Přiměřeně se použijí pravidla o zápisu z valné hromady podle § 188 a § 189 ZOK. Rozhodnutí jediného společníka tak musí obsahovat:
- identifikaci společnosti – obchodní firmu, sídlo a IČO,
- vlastní rozhodnutí a jeho zdůvodnění – konkrétní popis rozhodnutí, který nepřipouští dvojí výklad, např. rozdělení zisku, tedy jaká částka bude vyplacena a jaká uložena do rezervního fondu,
- datum a místo – kdy a kde bylo rozhodnutí jediného společníka přijato,
- podpis společníka – u některých úkonů musí být úředně ověřen.
Zápis do obchodního rejstříku a sbírka listin
Mění-li rozhodnutí jediného společníka údaj zapsaný v obchodním rejstříku, je nutné podat návrh na zápis změny, a to podle § 11 odst. 2 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, bez zbytečného odkladu. Návrh se podává přes formulář rejstříkovému soudu, pod který podle sídla společnosti spadáte.
Rychlejší cestou je přímý zápis notářem. Sepsal-li notář podkladový notářský zápis, může notář změnu zapsat do obchodního rejstříku sám, často ještě týž den. Odpadá čekání na vytížený rejstříkový soud a klesá i soudní poplatek.
Samostatnou povinností je sbírka listin. Podle § 66 zákona o veřejných rejstřících se do ní zakládá mimo jiné zakladatelské právní jednání v platném znění, tedy úplné nové znění zakladatelské listiny po každé změně, dále rozhodnutí o volbě, jmenování nebo odvolání členů statutárního orgánu a účetní závěrky. Nepředloží-li společnost listiny ani na výzvu soudu, hrozí jí podle § 104 téhož zákona pořádková pokuta až 100 000 Kč, a to i opakovaně.
Kolik za služby notáře zaplatíte
Odměnu notáře stanoví vyhláška č. 196/2001 Sb., notářský tarif. Notář ji nemůže sám zvýšit ani snížit, ceny jsou tedy u všech notářů jednotné. Většina notářů je plátcem DPH, k částkám níže tedy připočtěte 21 %.
Za sepsání notářského zápisu o rozhodnutí jediného společníka zaplatíte 4 000 Kč, pokud tarifní hodnotu nelze určit. To je případ většiny změn, například změny sídla, názvu nebo předmětu podnikání. Vyšší odměna přichází v úvahu tam, kde je hodnota vyjádřitelná v penězích, typicky při zvýšení základního kapitálu. U notářského zápisu o rozhodnutí o přeměně právnické osoby činí odměna 20 000 Kč.
Podáte-li návrh na zápis změny sami rejstříkovému soudu, zaplatíte soudní poplatek 2 000 Kč. Provede-li zápis přímo notář, klesne poplatek na 1 000 Kč a k němu připočtete odměnu notáře za provedení zápisu, která podle složitosti postupu činí 300 Kč nebo 1 300 Kč.
Notář zvládne i navazující listiny. Ověří podpisy za 30 Kč za podpis a díky statutu Czech POINTu vyhotoví výpis z evidence Rejstříku trestů pro jednatele nebo výpis z katastru nemovitostí k novému sídlu, obojí za 100 Kč. Za přípravu dalších dokumentů, například souhlasu vlastníka s umístěním sídla nebo smlouvy o převodu podílu, si notář účtuje podle dohody a náročnosti. Podrobněji jsme se cenám věnovali v článku o odměně notáře za změny v s.r.o.
Smlouvy mezi společníkem a jeho vlastní společností
Jednočlenná společnost přináší situaci, která v běžné firmě nenastane: jedna osoba stojí na obou stranách smlouvy. Podepisuje ji za sebe a současně za společnost, kterou zastupuje jako jednatel. Zákon takové jednání nezakazuje, ale podřizuje ho přísnějšímu režimu.
Podle § 13 ZOK vyžaduje smlouva uzavřená mezi jednočlennou společností zastoupenou jediným společníkem a tímto společníkem písemnou formu s úředně ověřenými podpisy. Výjimkou je smlouva uzavřená v rámci běžného obchodního styku a za podmínek v něm obvyklých. Smyslem pravidla je zabránit antedatování a dodatečným úpravám dokumentů.
Nejvyšší soud v rozsudku velkého senátu ze dne 10. června 2020, sp. zn. 31 ICdo 36/2020, publikovaném ve Sbírce soudních rozhodnutí a stanovisek, dovodil tři závěry, které je dobré znát:
- § 13 ZOK dopadá i na jednostranná právní jednání mezi společníkem a jeho společností, tedy například na uznání dluhu, započtení pohledávky nebo odstoupení od smlouvy,
- nedodržení předepsané formy vede zpravidla k neplatnosti, a to většinou absolutní,
- vadu lze zhojit dodatečně, ale jen s účinky do budoucna; účinky právního jednání nenastanou dříve, než je splněna písemná forma a než jsou podpisy úředně ověřeny.
V praxi to znamená, že zápočet nebo půjčka mezi vámi a vaší společností podepsané bez ověřených podpisů mohou být neplatné a zpětně už to nespravíte. Půl minuty u notáře nebo na Czech POINTu je proti tomuto riziku levné opatření.
Když je rozhodnutí napadeno
Rozšířená představa říká, že rozhodnutí jediného společníka nemá kdo zpochybnit. Zákon to vidí jinak.
Podle § 191 ZOK se každý společník, jednatel, člen dozorčí rady, je-li zřízena, nebo likvidátor může dovolávat neplatnosti usnesení valné hromady pro rozpor s právními předpisy nebo se společenskou smlouvou. Zákon výslovně doplňuje, že totéž platí, rozhodl-li v působnosti valné hromady jediný společník. Návrh podává soudu okruh osob širší než jen společník; nejčastěji jím bude jednatel nebo likvidátor.
Právo podat návrh zaniká uplynutím tří měsíců ode dne, kdy se navrhovatel o přijetí rozhodnutí dozvěděl nebo dozvědět mohl, nejdéle však uplynutím jednoho roku od jeho přijetí. Lhůta začíná běžet od okamžiku vědomosti, což je další důvod, proč doručení rozhodnutí do společnosti dokumentovat.
Rizikem pak zůstává i nesprávná forma. Rozhodnutí přijaté v prosté písemné formě tam, kde zákon žádá veřejnou listinu, rejstříkový soud jako podklad pro zápis neuzná a celý proces musíte u notáře zopakovat. Ztratíte čas i peníze, které jste chtěli ušetřit.
Nejste-li si formou jistí, ověřte si ji předem. Vyhledejte notáře ve svém okolí, konzultujte s ním konkrétní znění zakladatelské listiny a nechte si rozhodnutí sepsat rovnou správně. Notář zároveň zajistí věcnou správnost, může změnu sám zapsat do obchodního rejstříku a předejde pozdějším sporům o to, zda a v jaké podobě bylo rozhodnutí přijato.
Často kladené dotazy k rozhodnutí jediného společníka
Musí mít rozhodnutí jediného společníka písemnou formu?
Ano. Zákon sice obecnou písemnou formu pro každé rozhodnutí nejvyššího orgánu výslovně nepředepisuje, ale bez listiny nemáte co doložit jednateli, bance ani rejstříkovému soudu. Písemné vyhotovení je proto v praxi vždy nezbytné.
Koná se v jednočlenné s.r.o. valná hromada?
Nekoná. Podle § 12 odst. 1 ZOK vykonává působnost nejvyššího orgánu v jednočlenné společnosti její společník. Odpadá tak pozvánka, lhůty pro svolání i posuzování usnášeníschopnosti.
Kdy potřebuji k rozhodnutí jediného společníka notáře?
Vždy, když by zákon vyžadoval veřejnou listinu i po valné hromadě. Týká se to zejména změny zakladatelské listiny, zvýšení či snížení základního kapitálu, zrušení společnosti s likvidací a přeměn obchodních společností.
Musí být podpis jediného společníka úředně ověřen?
Zákon to u prostého písemného rozhodnutí nevyžaduje. Slouží-li ale listina jako podklad pro zápis do obchodního rejstříku nebo se zakládá do sbírky listin, ověření podpisu doporučujeme, protože rejstříkové soudy je běžně očekávají.
Potřebuji notáře na odvolání jednatele?
Záleží na zakladatelské listině. Je-li v ní jednatel uveden jmenovitě, jeho odvolání zároveň mění zakladatelskou listinu a notářský zápis je nutný. Není-li tam uveden, postačí prostá písemná forma.
Kolik stojí notářský zápis o rozhodnutí jediného společníka?
Nelze-li určit tarifní hodnotu, činí odměna notáře 4 000 Kč bez DPH. Vyšší odměna přichází v úvahu tam, kde je hodnota vyjádřená v penězích, například při zvýšení základního kapitálu. U rozhodnutí o přeměně právnické osoby je odměna 20 000 Kč bez DPH.
Do kdy musí jediný společník schválit účetní závěrku?
Nejpozději do šesti měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období podle § 181 ZOK. U kalendářního účetního období tedy do 30. června následujícího roku.
Musím dát sám sobě souhlas s převodem vlastního podílu?
Nemusíte. Nejvyšší soud ve stanovisku sp. zn. Cpjn 204/2015 uzavřel, že po jediném společníkovi nelze požadovat souhlas s převodem jeho vlastního podílu, protože převodem svou vůli projevuje.