Výběr sídla firmy je důležitým krokem při zahájení podnikání. V tomto článku se detailně zaměříme na vše, co potřebujete o sídle firmy vědět – jak jej vybrat, co je to souhlas s umístěním sídla a jak fungují moderní virtuální sídla. Přinášíme praktické rady, které vám pomohou se správně rozhodnout a vyhnout se zbytečným komplikacím.
Co je to sídlo firmy a proč jej potřebujete?
Sídlo firmy je adresa, která je uvedena v obchodním rejstříku, na fakturách a dalších oficiálních dokumentech. Z právního hlediska je sídlo společnosti místem, kde je firma zapsána a kde přijímá oficiální korespondenci. Tato adresa je potřebná pro doručování úředních písemností, kontrolu ze strany státních orgánů i pro případné soudní spory.
Podle § 429 občanského zákoníku musí mít každá právnická osoba své sídlo zapsané ve veřejném rejstříku. Sídlo podnikatele – fyzické osoby – je většinou adresa trvalého pobytu, ale může být i jiná adresa, pokud je to pro podnikání vhodné.
Jak vybrat vhodné sídlo firmy?
Výběr vhodné adresy pro sídlo firmy je velmi důležitý, jelikož dokáže ovlivnit vaše podnikání daleko více, než by se mohlo zdát – má vliv na image společnosti, její důvěryhodnost i praktické fungování. Při výběru sídla společnosti je proto vhodné zvážit následující:
- prestiž adresy – adresa v centru Prahy dokáže zvýšit důvěryhodnost firmy a vylepšit její image,
- dostupnost – dobrá dopravní dostupnost pro zaměstnance i klienty,
- náklady – rozdíly v nájmu a poplatcích mezi centrem a okrajem města,
- možnost doručování – je třeba zajistit bezproblémový příjem pošty a úředních zásilek,
- možnost kontroly – úřady musí mít možnost provádět kontroly na adrese sídla.
Souhlas s umístěním sídla a jeho rizika
Aby bylo možné zapsat sídlo společnosti do obchodního rejstříku, je potřeba doložit souhlas s umístěním sídla. Tento dokument vydává vlastník nemovitosti, ve které má být sídlo zapsáno. Pokud má nemovitost více vlastníků, potřebujete souhlas ode všech.
Souhlas s umístěním sídla musí být písemný, nesmí být starší než 3 měsíce a musí obsahovat:
- jméno, příjmení, datum narození a bydliště vlastníka nemovitosti,
- přesnou adresu dané nemovitosti,
- název společnosti (nebo jméno a příjmení OSVČ), která bude mít na dané adrese sídlo,
- číslo listu vlastnictví k nemovitosti a údaj, do kterého katastrálního území spadá (lze předložit i výpis z katastru),
- úředně ověřený podpis vlastníka.
S umístěním sídla i souhlasem k němu se pojí některá rizika, která mohou mít zásadní dopad na chod firmy – zejména získání zákazníků či průběh úředních kontrol. Mezi nejčastější rizika patří:
- nízká důvěryhodnost – zejménapři umístění sídla v bytě nebo na méně prestižní adrese,
- obtížná komunikace s vlastníkem nemovitosti – pokud jste si vyhlédli sídlo v nějakém domě, musíte získat souhlas vlastníka, ale ne vždy je jeho jednání ukázkové,
- vyšší náklady – třeba při pronájmu kanceláří, obzvlášť pokud je nevyužíváte denně a máte je hlavně kvůli sídlu,
- nedostatečné označení společnosti – ze zákona máte povinnost v místě sídla viditelně označit vaši společnosti cedulkou, což navíc usnadní vašim klientům či obchodním partnerům, aby vaši firmu našli,
- nepřebírání korespondence – problém nastává zejména u doporučených psaní, která doručovatelky nehází jen tak do schránky, proto na adrese musí být přítomen někdo, kdo korespondenci převezme (třeba recepční).
Virtuální sídlo firmy: Moderní řešení pro podnikatele
Virtuální sídla firem jsou v dnešní době stále populárnější, a to obzvlášť u nových společností. Jedná se o službu, která umožňuje zapsat sídlo podnikání na prestižní adrese bez nutnosti fyzické přítomnosti. Poskytovatel virtuálního sídla zajistí příjem pošty, přeposílání zásilek, případně i zasedací místnosti pro schůzky s klienty či obchodními partnery.
Výhody a nevýhody virtuálního sídla
Mezi výhody virtuálního sídla patří:
- nízké náklady – výrazně nižší než klasický pronájem kanceláře,
- prestižní adresa – možnost mít sídlo v centru města,
- flexibilita – vhodné pro podnikatele pracující z domova nebo na dálku,
- zajištění administrativy – příjem a evidence pošty, přeposílání zásilek.
Na druhou stranu jsou zde ale i některé nevýhody:
- kontroly úřadů – finanční úřad může přijít zkontrolovat, zda na adrese skutečně vykonáváte podnikatelskou činnost,
- vnímání obchodních partnerů – někteří partneři mohou firmy s virtuálním sídlem považovat za nedůvěryhodné,
- riziko zápisu na tzv. „problémové adresy“ – některé adresy s velkým počtem firem mohou přitáhnout pozornost úřadů.
Srovnání: Fyzické vs. virtuální sídlo společnosti
| Kritérium | Fyzické sídlo | Virtuální sídlo firmy |
| Náklady | Vysoké (nájem, energie) | Nízké (měsíční poplatek) |
| Prestiž | Záleží na lokalitě | Možnost prémiové adresy |
| Dostupnost pro klienty | Vysoká | Omezená (zasedací místnost) |
| Kontroly úřadů | Snadná | Nutnost prokázání činnosti |
| Flexibilita | Omezená | Vysoká |
Trendy v oblasti sídla podnikání
V posledních letech roste popularita virtuálních sídel, zejména mezi malými a středními podniky. Tento trend je způsoben zejména digitalizací podnikání, možností práce na dálku a snahou minimalizovat fixní náklady. Je však třeba dbát na pečlivý výběr poskytovatele virtuálního sídla a důkladnou evidenci podnikatelské činnosti na dané adrese.
Volba sídla firmy je strategickým rozhodnutím, které ovlivňuje nejen zákonné povinnosti, ale i image a důvěryhodnost společnosti. Ať už zvolíte fyzické, nebo virtuální sídlo firmy, vždy dbejte na splnění právních náležitostí, ověřte vlastníka nemovitosti nebo pečlivě vybírejte poskytovatele služeb.